Informace o zpracování osobních údajů

Společnost EUROSUN Sonnenschutz s.r.o., IČO: 47115297, se sídlem v Kostelci nad Černými Lesy, Svatbínská 494, okres Praha-východ, PSČ 281 63, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 297781 (dále jen „Společnost“), tímto v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „Nařízení“), informuje následující subjekty údajů:

i) své (potenciální či bývalé) smluvní partnery (včetně zákazníků Společnosti), jsou-li fyzickými osobami (dále jen „smluvní partneři“);

ii) zaměstnance či jiné kontaktní osoby svých smluvních partnerů;

iii) osoby, které kontaktují Společnost prostřednictvím kontaktního formuláře; a

iv) návštěvníky areálu Společnosti;

o zpracování jejich osobních údajů.

Jmenovala Společnost pověřence pro ochranu osobních údajů?

Společnost nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.

Jaké osobní údaje Společnost zpracovává?

Společnost ve vztahu ke svým smluvním partnerům zpracovává zpravidla následující osobní údaje:

a) identifikační a kontaktní údaje;

b) kontaktní údaje zástupce/zástupců;

c) platební údaje (např. údaje o zaplacené nebo dlužné částce, číslo účtu apod.) a fakturační údaje;

d) údaje o službě, produktu, dílu či zboží Společnosti, jejichž poskytnutí, zhotovení a/nebo dodání má subjekt údajů se Společností sjednané, anebo údaje o službě, produktu, dílu či zboží, jež Společnosti poskytuje, zhotovuje a/nebo dodává subjekt údajů;

e) údaje ze vzájemné komunikace (ať už probíhala osobně, písemně, telefonicky či jinak);

f) údaje o obchodní činnosti subjektu údajů zejm. při navazování smluvního vztahu s ním;

přičemž poskytnutí výše uvedených osobních údajů je smluvním požadavkem Společnosti, bez kterých nelze smluvní vztah se smluvními partnery Společnosti sjednat či realizovat.

Ve vztahu ke kontaktním osobám svých smluvních partnerů pak Společnost zpracovává zpravidla následující osobní údaje:

a) jméno a příjmení;

b) telefonní číslo;

c) e-mailová adresa;

d) údaje o smluvním partnerovi, o jehož kontaktní osobu se jedná;

e) údaje ze vzájemné komunikace (ať už probíhala osobně, písemně, telefonicky či jinak).

V případě osob, které kontaktují Společnost prostřednictvím kontaktního formuláře, Společnost zpracovává následující osobní údaje:

a) jméno a příjmení;

b) telefonní číslo;

c) adresa;

d) e-mailová adresa;

e) údaje ze vzájemné komunikace (ať už probíhala osobně, písemně, telefonicky či jinak);

f) je-li osoba kontaktující Společnost současně smluvním partnerem Společnosti či jeho kontaktní osobou, případně rovněž osobní údaje uvedené výše u smluvních partnerů a jejich kontaktních osob.

V případě ostatních osob, které navštěvují areál Společnosti, (mimo standardní pracovní dobu) jsou zpracovávány následující osobní údaje:

a) jméno a příjmení;

b) název obchodní firmy;

c) případně SPZ vozidla;

d) čas příchodu a odchodu/příjezdu a odjezdu.

V areálu Společnosti je rovněž provozován kamerový systém se záznamem, který pořizuje obrazový záznam osob pohybujících se v areálu Společnosti.

Pro jaké účely a na základě jakého právního titulu Společnost zpracovává osobní údaje?

Je-li mezi subjektem údajů a Společností uzavřena smlouva či se o jejím uzavření jedná, tak právním titul ke zpracování osobních údajů takového subjektu údajů je plnění takto uzavřené smlouvy či provedení opatření předcházejících takovému uzavření smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

V případě, že je subjektem údajů je fyzická osoba obchodně či pracovněprávně spjatá se smluvním partnerem Společnosti, zpracovává Společnost osobní údaje takového subjektu na základě svého oprávněného zájmu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení spočívajícího v realizaci své podnikatelské činnosti.

V případě zpracovávání osobních údajů osob navštěvujících areál Společnosti, Společnost zpracovává

a) mimo standardní pracovní dobu - v případě návštěvy jsou jejich osobní údaje zapisovány do evidenční knihy návštěv a/nebo knihy příjezdů Společnosti,

b) kdykoliv - obrazové záznamy (bez zvuku) jsou zaznamenané kamerovým systémem,

Společnost zpracovává osobní údaje těchto subjektů na základě svého oprávněného zájmu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení spočívajícího v ochraně majetku Společnosti.

V případě zpracovávání osobních údajů osob, které kontaktují Společnost prostřednictvím kontaktního formuláře, zpracovává Společnost osobní údaje takových subjektů na základě svého oprávněného zájmu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení spočívajícího ve vyřizování dotazů a/nebo požadavků subjektů údajů nebo proto, že takové zpracování je nezbytné pro provedení opatření předcházejících uzavření smlouvy či plnění již uzavřené smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Společnost pak osobní údaje subjektů údajů dále zpracovává v některých dalších případech, neboť takové zpracování je nezbytné pro splnění jejích právních povinností ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení (např. pro vystavení daňového či účetního dokladu, splnění archivačních povinností atp.), nebo tak činí na základě jejího oprávněného zájmu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) spočívajícího zejm. v podpoře její podnikatelské činnosti (v případě marketingových aktivit, např. rozesílání newsletteru, pozvánky na teambuildingové akce) a v určení, výkonu nebo obhajobě (včetně vymáhání) případných právních nároků Společnosti.

Z jakých zdrojů pocházejí osobní údaje?

Výše uvedené osobní údaje zpracovávané Společností pocházejí z následujících zdrojů:

a) údaje Společnosti poskytl sám subjekt údajů zejm. v souvislosti s uzavřením smlouvy se smluvním partnerem Společnosti, vyplněním kontaktního formuláře či při vstupu do areálu Společnosti;

b) údaje Společnost získala od jejího smluvního partnera, se kterým uzavřela smlouvu, či od jeho kontaktní osoby; nebo;

c) údaje Společnost získala ze záznamů kamerového systému instalovaného v areálu Společnosti;

d) údaje pocházejí ze svým účelem kompatibilních veřejných zdrojů, seznamů a evidencí, jako jsou např. obchodní rejstřík a živnostenský rejstřík.

Jakým způsobem jsou osobní údaje zpracovávány?

Osobní údaje subjektů údajů jsou zpracovávány automatizovaně i prostřednictvím zaměstnanců Společnosti. Společnost však neprovádí žádné individuální automatizované rozhodování včetně profilování.

Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny?

Osobní údaje subjektů údajů mohou být v nezbytně nutném rozsahu předány/zpřístupněny:

a) ostatním společnostem v rámci koncernu, kterého je Společnost členem;

b) smluvním partnerům Společnosti, které Společnost potřebuje pro své běžné fungování, tj. logistickým společnostem, IT společnostem, externí bezpečnostní společnosti,

c) jiným subjektům v případech, kdy Společnosti poskytnutí osobních údajů ukládají právní předpisy, nebo pokud je to nutné pro ochranu oprávněných zájmů Společnosti, např. soudům atp.

Osobní údaje výše uvedených subjektů údajů Společnost nezamýšlí předávat do třetích zemí mimo EU či mezinárodním organizacím.

Po jakou dobu Společnost uchovává osobní údaje?

Osobní údaje, které Společnost zpracovává ve vztahu ke svým smluvním partnerům či jejich kontaktním osobám, jsou u ní uloženy po dobu realizace smluvního vztahu s jejím smluvním partnerem a po jeho ukončení dále po dobu trvání promlčecí doby jakýchkoliv souvisejících nároků.

Záznamy z kamerového systému Společnost uchovává po dobu 2 dnů a v případě jakéhokoliv incidentu (např. krádeže) dále po dobu trvání jakýchkoliv nároků souvisejících se zachyceným incidentem.

Záznamy osobních údajů v evidenční knize návštěv a knize příjezdů uchovává Společnost do zaplnění těchto knih a dále pak po dobu trvání promlčecích lhůt jakýchkoliv nároků Společnosti nebo subjektu údajů souvisejících s jejich návštěvou areálu.

Osobní údaje, které subjekty údajů Společnosti poskytli vyplněním kontaktního formuláře, Společnost uchovává po dobu vyřízení jejich dotazu, stížnosti či připomínky a dále pak po dobu jakýchkoliv souvisejících promlčecích lhůt.

Po uplynutí výše uvedených promlčecích Společnost dotčené osobní údaje zpracovává následně ještě po dobu jednoho roku pro případ, že jakýkoliv nárok Společnosti, subjektu údajů nebo smluvního partnera, je-li subjektem údajů jeho kontaktní osoba, byl uplatněn u soudu na konci promlčecí doby, aniž by o tom Společnost byla informována.

Osobní údaje smluvních partnerů, které Společnost zpracovává za účelem přímého marketingu prováděného formou rozesílání newsletteru, dále také v případě prodejců i pozvánek na (teambuildingové) akce pořádané Společností, Společnost uchovává po dobu realizace smluvního vztahu s konkrétním smluvním partnerem a po jeho ukončení dále po dobu tří let od ukončení smluvního vztahu, nejdéle však do okamžiku, kdy smluvní partner vznese proti takovému zpracování námitku. Proti zpracování za účelem přímého marketingu je subjekt údajů oprávněn kdykoliv vznést námitku, kterou může doručit na adresu sídla Společnosti a nebo emailem na adresu info@eurosun-sonnenschutz.com.

Společnost osobní údaje po uplynutí výše uvedených dob zlikviduje, ledaže bude oprávněna/povinna tyto údaje zpracovávat na základě jiného právního titulu. Osobní údaje bude Společnost rovněž uchovávat po dobu vedení případných soudních sporů mezi Společností a jejím smluvním partnerem.

V případech, kde to Společnosti ukládá obecně závazný právní předpis, archivuje dokumenty, v nichž jsou obsaženy osobní údaje, a to po předepsanou dobu.

Jaká má subjekt údajů vůči Společnosti práva v souvislosti se zpracováním jeho osobních údajů?

Za podmínek stanovených v Nařízení má subjekt údajů:

a) právo na výmaz svých osobních údajů v případech předpokládaných v čl. 17 Nařízení.

Požadovat výmaz svých osobních údajů není možné kdykoliv. Výmaz je možné požadovat jen tehdy, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

i. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

ii. subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;

iii. subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu;

iv. osobní údaje byly zpracovány protiprávně;

v. osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo ČR;

vi. osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1. GDPR;

b) právo na opravu, zpracovává-li Společnost nepřesné osobní údaje s přihlédnutím k účelům, a dále právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení;

c) právo na přístup ke svým osobním údajům;

d) právo na to, aby Společnost omezila zpracování jeho osobních údajů v případě, že:

i. subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;

ii. zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;

iii. Společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

iv. subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů;

e) pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí Společnost toto porušení bez zbytečného odkladu subjektu údajů;

f) právo na přenositelnost, to však pouze u osobních údajů zpracovávaných na základě smlouvy anebo souhlasu a k tomu automatizovaně, kdy subjekt údajů má právo získat své osobní údaje, které poskytl Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob;

g) právo kdykoliv s účinky do budoucna odvolat souhlas, to však pouze u zpracování osobních údajů založeného na základě souhlasu;

h) právo na námitku, to však pouze u zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu Společnosti (zejména v případě zpracování za účelem přímého marketingu) anebo pro splnění úkolu prováděném ve veřejném zájmu;

i) právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které má pro subjekt údajů právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká;

j) právo podat stížnost, pokud by se subjekt údajů domníval, že zpracováním jeho osobních údajů bylo porušeno či je porušováno Nařízení, přičemž stížnost může podat u dozorového orgánu, kterým je v České republice Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky: www.uoou.cz.

Jakým způsobem může subjekt údajů svá práva uplatnit?

Za účelem uplatnění svých práv může subjekt údajů kontaktovat Společnost:

a) písemně na adrese sídla Společnosti;

b) e-mailem na adrese info@eurosun-sonnenschutz.com